Организационный отдел
Руководитель:
Зыкова Анна Анатольевна
Контактный телефон:
8(38254) 5-28-47
Адрес:
636460, Томская обл.,
г.Колпашево,
ул.Кирова, 26, каб. 405
Основной целью работы организационного отдела является обеспечение эффективной работы Администрации Колпашевского района в соответствии со структурой, утверждённой Думой Колпашевского района.
Основные задачи организационного отдела:
- Организация документационного оборота в Администрации Колпашевского района.
- Осуществление контроля за выполнением постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района, поручений Главы Администрации (Губернатора) Томской области и Главы Колпашевского района.
- Осуществление работы по формированию планов, графиков, аппаратных совещаний, докладов, совещаний с главами поселений Колпашевского района, избирательными комиссиями.
- Содействие избирательным комиссиям по подготовке и проведению выборов на территории Колпашевского района.
- Взаимодействие с органами местного самоуправления по организационным вопросам.
- Организация работы по социальному партнерству.
- Организация работы комиссии по присвоению звания «Почётный житель Колпашевского района».
- Организация подготовки паспорта муниципального образования «Колпашевский район».
- Организация работы по предоставлению муниципальных услуг.
- Организация регистрации муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района в соответствии с действующим законодательством, согласование и подписание муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района на электронной площадке, формирование плана-графика размещения заказов Администрации Колпашевского района и размещение (обновление) его.
- Организация подписки периодической печати для Администрации Колпашевского района.
- Организация работы по ведению районной информационной системы (похозяйственная книга) «Регистр МО».
- Осуществление работы по обращениям граждан.
- Осуществление кадровой работы.
- Обеспечение функционирования вычислительной и оргтехники.
- Осуществление работы со средствами массовой информации.
- Формирование, обновление списков руководителей организаций района, предприятий ЖКХ, поселений.
- Организация работы по спискам присяжных заседателей Колпашевского района.
Основными функциями организационного отдела являются:
- Организация документационного оборота в Администрации Колпашевского района:
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции (письма, факсы, телефонограммы, факсограммы, постановления и распоряжения Главы Колпашевского района, постановления и распоряжения Главы Администрации Томской области (Губернатора), Законодательной Думы Томской области, Законы Законодательной Думы Томской области, решения Думы района, договоры, контракты).
- создание базы данных постановлений и распоряжений Главы Колпашевского района, печатание, тиражирование, рассылка нормативных документов.
- организация ежемесячного формирования перечня всех принятых постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района и направление их в Колпашевскую городскую прокуратуру, отправка каждые 10 дней всех принятых постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района в электронном виде в Колпашевскую городскую прокуратуру.
- организация отправки перечня всех принятых постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района и принятых правовых актов Администрации и Главы Колпашевского района в Комитет по государственно-правовым вопросам Администрации Томской области.
- организации выпуска Ведомостей ОМСУ Колпашевского района и официальной информации:
- подготовка, тиражирование, брошюровка, рассылка.
- формирование контрольной базы по постановлениям, распоряжениям и поручениям.
- формирование контрольной базы по входящей и исходящей корреспонденции.
- формирование контрольной базы по работе с обращениями граждан.
- формирование контрольной базы 1С.Предприятие-Кадры.
- работа с электронной почтой (отправка почты, получение, рассылка полученных сообщений).
- ведение реестра награждённых Почётными грамотами и Благодарственными письмами (Благодарностями) Администрации Колпашевского района.
- подготовка текстов поздравлений и их оформление к знаменательным датам.
- составление графика встреч с населением Главы Колпашевского района, его заместителей совместно с депутатами Думы Колпашевского района в населённых пунктах района.
- организация работы по договорам и контрактам для нужд Администрации Колпашевского района:
- подготовка необходимых документов для проведения конкурсов и котировок на товары и услуги для нужд Администрации Колпашевского района;
- заключение договоров, контрактов на оказание услуг и приобретение товаров для нужд Администрации Колпашевского района;
- получение, хранение, учет и распределение канцелярских принадлежностей, необходимых для работы структурных подразделений;
- регистрация договоров, контрактов, соглашений с предприятиями, учреждениями области, города и района по вопросам, касающимся различной деятельности Администрации Колпашевского района и их рассылка.
- Осуществление контроля:
- за выполнением постановлений и распоряжений Администрации и Главы Колпашевского района, поручений Главы Администрации (Губернатора) Томской области и Главы Колпашевского района;
- за правильностью оформления нормативно-правовых актов (постановления, распоряжения) Администрации Колпашевского района, исходящей корреспонденции;
- по своевременному предоставлению отчетов сотрудниками Администрации Колпашевского района и органов Администрации Колпашевского района о выполнении постановлений, распоряжений, поручений Главы Колпашевского района, Губернатора Томской области, Администрации Томской области;
- за ведением делопроизводства в структурных отделах Администрации Колпашевского района, оформление документов в дела согласно номенклатуры дел Администрации Колпашевского района, подготовка проекта номенклатуры дел Администрации Колпашевского района, отбор документов, передаваемых на хранение в муниципальное учреждение «Архив», организация хранения и экспертиза ценности документов.
- Организация работы по формированию планов, графиков, аппаратных совещаний, докладов, совещаний с главами поселений, избирательными комиссиями:
- формирование плана работы Администрации Колпашевского района согласно представленных планов структурных подразделений.
- подготовка графика выступлений структурных подразделений, органов Администрации Колпашевского района, муниципальных учреждений на аппаратных совещаниях.
- формированию Типовой формы доклада о достигнутых значениях показателей для оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления МО «Колпашевский район» за предыдущий год, текущий и их планируемых значениях на 3-летних период.
- подготовка аппаратных совещаний при Главе Колпашевского района с приглашением представителей различных структур федерального, областного подчинения, общественных организаций, средств массовой информации.
- подготовка рабочих совещаний с главами поселений.
- организация работы по содействию избирательным комиссиям:
- контроль и регистрация (учет) избирателей, участников референдума на территории Колпашевского района для ввода в систему ГАС «Выборы»;
- по направлению сведений о численности избирателей Колпашевского района по состоянию на 01 января и 01июля текущего года в Избирательную комиссию Томской области.
- Содействие избирательным комиссиям по подготовке и проведению выборов на территории Колпашевского района:
- согласование с руководителями организаций, учреждений и предприятий по расположению избирательных участков на территории предприятий, учреждений.
- подготовка постановления об образовании избирательных участков на территории Колпашевского района.
- опубликование постановления Администрации Колпашевского района об образовании избирательных участков в средствах массовой информации.
- подготовка договоров по аренде помещений для расположения избирательных комиссий.
- в случаях необходимости проведение осмотра помещений для расположения избирательных комиссий.
- Взаимодействие с органами местного самоуправления по организационным вопросам:
- сбор, рассылка информации по организационным вопросам.
- организация работы по встречам должностных лиц с населением:
- сбор информации с поселений для подготовки отчёта о проведении главами муниципальных образований Колпашевского района регулярных встреч с населением.
- Организация работы по социальному партнерству:
- проведение уведомительной регистрации коллективных договоров организаций, предприятий и учреждений Колпашевского района.
- формирование электронной базы в АИАС «Социальное партнерство Томской области».
- подготовка отчетов по уведомительной регистрации коллективных договоров и взаимодействие с Департаментом труда и занятости населения Томской области по вопросам социального партнерства и социально-трудовых отношений.
- организация работы территориальной трёхсторонней комиссии по регулированию социально – трудовых отношений на территории Колпашевского района.
- Организация работы комиссии по присвоению звания «Почётный житель Колпашевского района»:
- приём пакетов документов на присвоение звания «Почётный житель Колпашевского района», проверка подлинности, проверка полноты комплекта документов.
- организация проведения комиссии по присвоению звания «Почётный житель Колпашевского района».
- Организация подготовки паспорта муниципального образования «Колпашевский район»:
- сбор и обработка информации для подготовки паспорта.
- сведение полученной информации в паспорт муниципального образования «Колпашевский район».
- Организация работы по предоставлению муниципальных услуг:
- организует работу координационного органа по организации межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг.
- участие в работе координационного органа по организации межведомственного взаимодействия при предоставлении муниципальных услуг.
- осуществление мероприятий по переходу на межведомственное и межуровневое информационное взаимодействие при предоставлении муниципальных услуг на территории Колпашевского района.
- осуществление контроля за разработкой и утверждением административных регламентов в Администрации Колпашевского района и органах Администрации Колпашевского района.
- осуществляет контроль за разработкой и утверждением административных регламентов в Администрации Колпашевского района и органах Администрации Колпашевского района.
- осуществляет предоставление информации об исполнении плана мероприятий в региональную информационную систему по переходу на межведомственное и межуровневое информационное взаимодействие при предоставлении муниципальных услуг на территории Колпашевского района.
- осуществляет контроль за расположением административных регламентов назначенными ответственными (для перевода в электронный вид) в автоматизированной информационной системе (АИС) на Портале администрации Томской области.
- организует работу по ведению реестра муниципальных услуг муниципального образования «Колпашевский район».
- Организация работы по муниципальным контрактам:
- по своевременной регистрации муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района на Общероссийском сайте, закрытие муниципальных контрактов, внесение изменений в муниципальные контракты.
- по согласованию и подписанию муниципальных контрактов Администрации Колпашевского района на электронной площадке.
- по формированию плана-графика размещения заказов Администрации Колпашевского района и размещение (обновление) его.
- по регистрации пакета документов на проведение запроса котировок, по организации и проведению открытых конкурсов для направления в МКУ «Агентство».
- Организует подписку периодической печати для структурных подразделений Администрации района:
- согласование со структурными подразделениями необходимости оформления подписки на те или иные подписные издания.
- подготовка договоров на подписку.
- Организует работу по ведению районной информационной системы (похозяйственная книга) «Регистр МО»:
- сбор сведений с поселений Колпашевского района.
- Работа по обращениям граждан:
- обработка и регистрация поступивших заявлений, жалоб и обращений граждан района в электронной базе с помощью программы Кодекс «Обращения граждан»;
- рассылка поступивших заявлений исполнителям;
- контроль за сроками прохождения документов и их исполнением;
- подготовка ответов заявителям и вышестоящим органам, их рассылка;
- составление графика приема граждан Главой Колпашевского района и его заместителями;
- организация приема граждан по личным вопросам;
- подготовка информации ежеквартально о работе с письмами и жалобами для Главы Колпашевского района и Администрации Томской области.
- Кадровая работа:
- оформление распоряжений по личному составу;
- оформление личных дел работающих;
- ведение трудовых книжек: записи о приеме, увольнении, перемещении, поощрениях, подсчет трудового стажа и ознакомление работников администрации с записями;
- сверка документов военнообязанных;
- заполнение трудовых договоров для оформления трудовых отношений с вновь принятыми;
- составление графика предоставления ежегодных отпусков;
- подготовка проектов распоряжений по выплате премии, дисциплинарным взысканиям, поощрениям, дежурствам в выходные и праздничные дни;
- подготовка и оформление документов к награждению районными, областными и правительственными наградами, характеристик;
- работа по определению муниципального стажа;
- работа с Пенсионным фондом (подготовка списков на оформление пенсий в текущем году, оформление пенсионных дел для предоставления в УПФР для назначения пенсии);
- обеспечение студентам прохождения производственной практики;
- работа по кадровому резерву;
- подготовка материалов на проведение конкурсов по замещению вакантных должностей;
- подготовка и проведение аттестации специалистов Администрации района;
- оформление отчетов, выдача справок;
- подготовка проектов положений, штатного расписания, должностных инструкций;
- организация повышения квалификации персонала.
- Работа с вычислительной и оргтехникой:
- обновление правовой базы «Гарант»;
- внедрение новых информационных технологий;
- обслуживание, модификация и ремонт офисной и компьютерной техники в структурных отделах Администрации района;
- обслуживание локальной сети между отделами Администрации Колпашевского района;
- подготовка и настройка аппаратуры к видеоконференциям, проводимыми Администрацией Томской области;
- обслуживание внутренней АТС;
- заказ офисного оборудования и компьютерной техники для структурных подразделений;
- профилактические работы оргтехники;
- обслуживание Интернет-сайта муниципального образования «Колпашевский район».
- Работа со СМИ:
- подготовка аукционной и котировочной документации для заключения договоров и контрактов на предоставление услуг по изготовлению и размещению информации в СМИ Администрации района и органов Администрации района;
- составление календарного плана по размещению информации в газетах, на телевидении, согласно представленных данных начальников отделов, управлений Администрации района и органов Администрации района, согласованные с заместителями Главы района по направлениям;
- подготовка документов к оплате на размещенную информацию в СМИ;
- подготовка графика проведения «горячих линий», графика размещения информации в СМИ органами местного самоуправления и должностными лицами администрации района;
- подготовка пресс-релизов для СМИ.
- Формирование, обновление списков руководителей организаций района, предприятий ЖКХ, поселений района:
- бор данных посредством телефонной связи, посредством соответствующих запросов в организации, поселения.
- Организация работы по спискам присяжных заседателей Колпашевского района:
- сверка списков присяжных заседателей, внесение изменений и дополнений.